Los buzones compartidos en #Microsoft365 facilitan a un grupo de personas de la empresa 📤 supervisar y enviar correo electrónico desde una cuenta común, como info@tuempresa.com o comercial@tuempresa.com.
Una de las ventajas que tiene este tipo de buzones, es que cuando respondemos desde esta cuenta, el remitente que se muestra es la cuenta genérica, y no el usuario en cuestión 🥸.
Además, un equipo de trabajo que comparte un buzón puede hacer un perfecto seguimiento de lo que está pendiente de forma sencilla, natural e intuitiva.
Son múltiples los escenarios donde este tipo de buzones tienen muchísimo sentido, quedando atrás soluciones como «listas de distribución» sobre las que teníamos que realizar múltiples pasos a fin de conceder a los buzones individuales privilegios para «enviar cómo» o «enviar en nombre de».
(👆🏻 Me permito el inciso: no digo que las «listas de distribución» carezcan de sentido o utilidad, ni mucho menos. Simplemente que están para otro propósito y hace años, por limitaciones tecnológicas, debíamos apoyarnos en esta solución 🤓).
Afortunadamente ahora esto está bien resuelto, de un modo simple y totalmente transparente.
Es tan sencillo como dar de alta el buzón compartido desde el Centro de Administración de Microsoft 365, o desde el Centro de Administración de Exchange online. Los requisitos son mínimos: Nombre, Dirección de email y Alias.
Una vez lo tengamos, tan sólo agregamos a los miembros del buzón compartido y… «voilà» 📧
(👀 Otro mini-consejo: estos buzones no consumen licencia de Exchange online 🤭)
Para más info sobre Buzones Compartidos, te dejo estos enlaces:
👉🏻 Buzones compartidos en Microsoft 365 (Exchange online): https://youtu.be/bm9zzwgKFvo?si=onZTxPkq9-aUyG-B
👉🏻 Configurar buzones compartidos de Microsoft 365 (Exchange online) en clientes Outlook y Web: https://youtu.be/Tf3CVFmraeg?si=ctmE1Zgl12pXYaav
👉🏻 Convertir un buzón de usuario a un buzón compartido y viceversa en Microsoft 365 (Exchange): https://youtu.be/bLWwaqZ6bOI?si=GCaXyxW4Y_rkt5Tu
Pero, ¿qué problema solemos tener con este tipo de cuentas compartidas?
La principal es el volumen de correo electrónico que recibimos, y justamente lo que quería explicar hoy es qué podemos hacer a este respecto.
En definitiva, no deja de ser un buzón de correo, pero por sus características encontramos alguna limitaciones. En nuestro querido cliente de Outlook de escritorio, dependiendo de cómo hayamos agregado el buzón compartido, podremos o no usar las reglas 🤔.
Por este motivo, te daré una solución que funciona el 100% de las ocasiones, y es bastante simple. Tan sólo debemos abrir el buzón adicional desde el cliente Web de Outlook.
Una vez con nuestro buzón compartido abierto, sólo debemos configurar las reglas que necesitemos.
¿Quieres verlo? Pues te lo muestro todo en este vídeo 😊
Espero que lo encuentres útil y como siempre:
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