Hoy vamos a sumergirnos en una funcionalidad recién incorporada en Dynamics 365 Business Central, específicamente dentro del módulo de proyectos. Se trata de la opción de archivar proyectos, una herramienta que promete ser un gran aliado en la gestión de tus proyectos y que viene a complementar uno de los módulos más versátiles y utilizados en Business Central.
El Módulo de Proyectos en Business Central
Para comenzar, es importante destacar que el módulo de proyectos ha sido históricamente uno de los más versátiles dentro de Business Central. Gracias a su capacidad de adaptación, ha sido ampliamente utilizado en una variedad de industrias para gestionar todo tipo de proyectos, desde los más sencillos hasta los más complejos. Sin embargo, esta versatilidad ha significado que, en muchos casos, las empresas necesitaran realizar personalizaciones o desarrollar extensiones específicas para satisfacer sus necesidades particulares.
Microsoft, consciente de la importancia de este módulo y de las demandas del mercado, está enfocándose en mejorar y ampliar sus capacidades. Y hoy, vamos a explorar una de esas nuevas funcionalidades que promete facilitar aún más la gestión de proyectos: el archivado de proyectos.
¿Qué es la Funcionalidad de Archivar Proyectos?
El archivado de proyectos en Business Central es una herramienta que te permite crear y mantener un histórico de tus proyectos. ¿Por qué es esto importante? Imagina que estás trabajando en un proyecto de largo plazo y que a lo largo del tiempo se realizan varios cambios en la planificación, el presupuesto, o la asignación de recursos. Con la nueva funcionalidad de archivado, puedes guardar versiones de tu proyecto en diferentes etapas, permitiéndote tener un registro detallado de todos los cambios realizados.
Esto no solo te brinda un mayor control y transparencia sobre la evolución de tus proyectos, sino que también te ofrece la opción de restaurar versiones archivadas. Si en algún momento necesitas volver a una versión anterior del proyecto, simplemente puedes recuperar el archivo correspondiente y seguir trabajando desde allí. Esto es especialmente útil en escenarios donde es necesario comparar diferentes versiones o revertir cambios que no han resultado como se esperaba.
¿Cómo Funciona el Archivado de Proyectos?
Vamos a repasar brevemente cómo puedes empezar a utilizar esta funcionalidad:
- Configuración: lo primero de todo es definir cómo queremos que funcione el archivado, podemos dejarlo activado siempre, solicitarle que nos pregunte o dejarlo manual. El archivado en los 2 primeros casos se desencadenará cuando ocurra algún evento, como un cambio de estado o un registro de factura.
- Seleccionar un Proyecto: Navega hasta el proyecto que deseas archivar.
- Crear un Archivo del Proyecto: Desde la ficha del proyecto, encontrarás la opción de «Archivar proyecto», dentro de la pestaña de «Acciones», en el menú de «Funciones». Al seleccionar esta opción, Business Central creará una copia exacta del estado actual del proyecto y lo almacenará en tu historial de archivos.
- Visualizar y Gestionar Archivos: Puedes acceder a los proyectos archivados en cualquier momento. Esto te permite revisar el histórico de cambios y restaurar versiones anteriores si es necesario.
- Restaurar un Archivo: Si decides que necesitas volver a una versión anterior, simplemente selecciona el archivo correspondiente y dale a «Restaurar», y el sistema restaurará el proyecto a ese punto en el tiempo.
Beneficios de Archivar Proyectos
Esta funcionalidad de archivado trae consigo varios beneficios clave:
- Control y Transparencia: Al mantener un registro detallado de cada cambio en tus proyectos, puedes llevar un control más preciso de su evolución y tomar decisiones mejor informadas.
- Facilidad para Revertir Cambios: Si un cambio en el proyecto no ha dado los resultados esperados, puedes fácilmente restaurar una versión anterior y continuar desde allí.
- Histórico de Proyectos: El archivado permite que mantengas un registro histórico de todos tus proyectos, lo cual es invaluable para análisis futuros o auditorías.
Conclusión
El módulo de proyectos de Business Central sigue evolucionando y adaptándose a las necesidades del mercado, y la funcionalidad de archivar proyectos es un claro ejemplo de ello. Esta herramienta no solo facilita la gestión de proyectos, sino que también te brinda la seguridad de tener un respaldo detallado de todos los cambios y avances realizados.
Si gestionas proyectos en Business Central, esta es una funcionalidad que definitivamente querrás explorar y aprovechar al máximo. Te invito a probarla y descubrir cómo puede transformar la manera en que gestionas tus proyectos.
Todos los detalles están aquí en este vídeo!
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Para más detalles, visita la documentación oficial de Microsoft: https://learn.microsoft.com/es-es/dynamics365/release-plan/2024wave1/smb/dynamics365-business-central/archive-projects
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